すべてのドキュメント リーダで書類を探す6手

03「最終変更日」を見て古い資料を外す

プロジェクト管理の資料を受け取ると、同じ題名のファイルが手元に残りがちです。私は候補をいきなり共有せず、ファイル情報の最終変更日を見てから、一つずつ開いて内容を確かめます。

最終変更日は便利ですが、それだけで最新版とは判断しません。受け取った順序と書類の中身も合わせて見るのが安全です。特に表の数値やスライドの順序が大事な場面では、開いて確認するひと手間が効きます。

サイズも補助的な手がかりになります。中身が大きく違うファイルを見分けたいときに便利です。ただし、サイズが近くても内容まで同じとは限りません。候補が定まったら、次は後から見つけやすい名前に整えます。

04名前変更は「内容が分かる語」を先頭に

書類を確認してから、ファイルマネージャーの名前変更を使います。私は「学校の予定表」「会議の資料」のように、一覧で見た瞬間に用途が分かる語を先頭に置くようにしています。

請求書のPDFと予定表のPDFは、形式で絞っても同じ一覧に並びます。そこで名前に用途を入れておくと、次に開くときの迷いが減ります。変更前には中身を開き、別の書類に名前を付けないよう確認します。

拡張子はファイルの形式を見分ける目印なので、名前を整えるときも残します。名前だけでは分類しにくい表やスライドは、形式別の表示も併用すると探しやすくなります。

05XLSXとPPTは開いてから共有先を選ぶ

表を頼まれたとき、私はファイルマネージャーでExcel形式に絞り、XLSXを開いて該当する内容か見ます。スライドならPowerPoint形式から探します。形式を先に決めると、PDFの山を見ずに済みます。

このアプリには書類の共有機能があります。ただ、共有操作の前にファイルを開き、題名だけでなく中身まで確かめるのが私の順番です。似た題名の表を取り違えると、送り直す手間が増えるからです。

共有先にクラウドストレージを選ぶ場合も、まず端末上で正しいファイルを選ぶことが大切です。送る直前にファイル情報で名前と保存場所を見直すと、さらに判断しやすくなります。

06削除する前に、サイズと保存場所を確認する

探すたびに古い書類が目に入るなら、ファイルマネージャーの削除も整理の手段です。ただ私は、名前が似ているだけで消さず、対象を開いて内容を確認してから操作します。

とくにPDFは予定表、配布資料、請求書など用途が幅広く、形式だけでは要不要を決められません。ファイル情報のパス、サイズ、最終変更日を見比べると、どのファイルを選んでいるか確かめやすくなります。

迷う書類はその場で消さず、まず名前を分かりやすくするだけでも十分です。整理の目的は一覧を空にすることではなく、次に必要な書類へ迷わず戻れるようにすることです。